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Guide pratique : Le béaba d’un congrès

par Émilie Lefol

Les études graduées de maîtrise ou de doctorat nous amènent inévitablement à participer à un, voire plusieurs congrès ou colloques. Pour certains, la participation à un congrès est synonyme d’angoisse, alors que pour d’autres c’est un véritable plaisir. 

Mais bien souvent, dans un cas comme dans l’autre, nous ne savons pas véritablement où trouver les informations sur le choix du congrès auquel nous pouvons participer, sur les demandes de bourses associées, sur le logement, sur la participation ou non au banquet, etc. Nous nous contentons alors de suivre nos collègues.  

Afin d’y voir un peu plus clair dans cette aventure qui est la participation à un congrès, voici un petit guide pour mes congénères. 

Pourquoi participer à un congrès?

  1. Pour booster ton réseau : Une simple discussion autour d’une affiche est parfois à l’origine d’une future collaboration.
  2. Source d’inspiration et de créativité : Laissez libre cours à votre esprit, vous serez peut-être inspiré(e) par une méthodologie, une analyse statistique, une approche intéressante ou simplement par une phrase ou une animation. Alors soyez attentif! Les idées peuvent également naître d’une discussion avec d’autres collègues assistant au congrès.
  3. Valorisation de ses travaux, et de ce fait, de soi : Soyons honnête, ce n’est pas tous les jours que nos travaux sont mis en valeur, alors profitez-en. Ce moment, si court soit-il, c’est votre moment de gloire. Toutes les personnes qui lisent votre affiche ou écoutent votre présentation sont ici parce que votre sujet les intéresse, oui !  Alors, soyez fier(ère) et donnez le meilleur de vous-même !!!!
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Nombre de participation demandée?

Sachez que les us et coutumes pour un(e) étudiant(e) gradué(e) sont d’au minimum une participation à un congrès international et un national pour un doctorat, et d’une participation nationale pour une maîtrise. C’est selon moi très peu. Essayez si possible de participer à un, voire deux congrès par an. 

Si vous choisissez cette option, veillez à ce que vos congrès soient si possible espacés de quelques mois pour vous laisser le temps de vous préparer et surtout d’avancer dans vos études. Au-delà de 2 participations par an, c’est plutôt ambitieux, car gardez en tête que la préparation est chronophage. 

Présentez un nouveau sujet à chaque congrès, et il est recommandé d’éviter de recycler d’anciennes affiches ou présentations. C’est en effet un bon moyen d’avancer et un excellent exercice pour synthétiser et vulgariser nos travaux de recherche.

Temps nécessaire à la préparation?

Ne sous-estimez pas le temps dont vous aurez besoin. 

Comptez pour une première participation en moyenne 3 semaines de préparation pour la réalisation d’une affiche ou d’une présentation orale. Avec l’expérience, ce temps décroit, mais jamais aussi rapidement qu’on le souhaiterait.

Un seul conseil pour la présentation orale, pratiquez-vous!!! 

Commencez par vous pratiquer seul(e), sous la douche, en attendant le bus, au bureau, etc. Mais rien ne vaut une répétition en conditions réelles lors d’un lab meeting, par exemple. Cela vous permettra d’avoir un retour sur votre présentation, aussi bien sur le fond que sur la forme.  N’oubliez pas lors de cette pratique de vous chronométrer, car avec le stress, certaine personne ont une légère tendance à accélérer le débit de parole alors que d’autre ralentissent. 

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Affiche ou présentation orale? 

Voici mes petits conseils pour :  

Congrès régional : Si vous êtes dans votre première année et que c’est votre première expérience dans un congrès, la meilleure option est une affiche. Moins stressant qu’une présentation, une affiche vous permettra de voir comment cela se passe, surtout si vous comptez y retourner l’année d’après. Toutefois, si les défis sont une source de motivation pour vous, visez la présentation orale! Rien de tel pour se lancer dans le grand bain. 

Les + : La session des affiches est un temps propice aux discussions entre étudiant(e)s et chercheurs(euses). À la différence de la présentation orale, où le temps des questions-discussions est souvent limité de 2 à 5 min, vous avez ici le temps pour approfondir, alors abusez-en. 

Congrès international : Si vous êtes comme moi, parler anglais devant une assemblée internationale… rien que d’y penser, cela vous terrifie !! Gardez en tête qu’au-delà de la peur de speaker English, c’est une très belle occasion de présenter à l’international vos travaux. D’autant plus que cela est tout à votre honneur, surtout si ce n’est pas votre langue maternelle. Vous êtes capable !!!

Si vous avez l’opportunité et le temps, pourquoi ne pas proposer une présentation orale ainsi qu’une affiche ?! En effet, selon l’envergure du congrès, les places pour les présentations orales sont limitées. Si vous n’êtes pas retenu(e), on vous proposera d’effectuer une affiche, mais les délais sont parfois très courts.  Ainsi, cela vous assurera une participation. De plus, de nombreux congrès offrent parfois un prix* pour la plus belle affiche. Alors laissez-vous une chance !

L’astuce ici est de présenter sur ces deux supports des résultats différents et donc avoir deux fois plus de retours. Certes, cela représente plus de travail, mais les retours potentiels en valent la peine!

Prix* :  si vous l’ignoriez, la plupart des congrès offrent des prix pour les affiches et/ou les présentations orales. Ces prix sont décernés parfois au mérite. C’est alors un comité qui vous juge. Parfois, c’est par vote, donc ce sont les participants du congrès qui votent. Ou alors c’est aléatoire par un simple tirage au sort. Que la chance soit avec vous ! 

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Demande de bourse: que mettre dans son budget? 

Plusieurs organismes offrent des aides ou bourses financières pour favoriser la participation à des congrès, par exemple la Bourse d’excellence du CSBQ ou autres bourses universitaires… 

Mais que doit-on mettre dans son budget? 

La réponse c’est TOUT ! Vous devez penser à toutes les dépenses que vous allez effectuer. Voici un échantillon :  

-Billet avion/train : Souvent, les demandes de financement sont faites bien en amont, donc pensez à majorer le prix de vos billets après estimation, car plus vous avancerez vers la date de votre départ, plus le prix augmentera en flèche.  

Si vous partez à l’international, super, mais renseignez-vous! Vous aurez peut-être besoin d’un visa (ESTA, AVE). Renseignez-vous, vous pouvez certainement ajouter cela à votre demande. 

-Les transports aller-retour (maison – aéroport – lieu du congrès)  

-Les billets de transport durant votre congrès (tickets, pass métro bus, taxi …)

-Adhésion à l’organisme organisateur du congrès. Cela permet de bénéficier de prix avantageux pour la participation au congrès et autres avantages.

-Inscription congrès, atelier (workshop), banquet.

-Logement

-Repas (déjeuner – dîner – souper) 

Notes : Souvent, une bourse est proposée par les organisateurs du congrès sous la forme « Student Travel Award ». Je vous recommande vivement d’y postuler. Afin de mettre toutes les chances de votre côté, intégrez dans votre CV l’ensemble des présentations (conférence, vulgarisation, affiche, etc.) que vous avez déjà effectuées ainsi que les projets connexes à votre sujet de recherche.

Les repas

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Restez libre d’aller manger où vous voulez!

Évitez de prendre le forfait repas que vous proposent généralement les organisateurs. Mais préférez-vous la simplicité à la flexibilité ?  À moins que le lieu du congrès soit très excentré, vous pourrez aller manger à l’extérieur et découvrir un peu plus les restaurants et la ville où vous vous trouverez. De plus, cela peut être une occasion d’aller manger avec des personnes que vous venez de rencontrer, ou tout simplement avec les collègues qui vous accompagnent. Il serait dommage de refuser une belle occasion sous prétexte que vous devez manger à la cafétéria du congrès. Et puis, vous pourrez toujours aller à la cafétéria si vous le souhaitez, avec ou sans le forfait repas. Toutefois, gardez en tête qu’en mangeant au restaurant midi et soir, vous risquez de dépasser le budget maximal qui peut vous être alloué, et donc payer l’excédent de votre poche. 

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Le banquet 

Y aller ou ne pas y aller? 

Question difficile n’est-ce pas?! La qualité du banquet varie d’une année à l’autre, d’une ville d’accueil à une autre, d’un congrès à l’autre, car cela dépendra du traiteur engagé par le comité organisateur du congrès. Le mieux est selon moi de vous renseigner, surtout si vous avez des restrictions alimentaires. Il y a sûrement quelqu’un dans votre laboratoire qui a déjà participé à ce congrès les années précédentes et qui pourra vous donner son avis sur la question. 

Comme me disait une amie : « Le banquet est un événement social rassembleur qui réunit les participants après plusieurs jours intenses où l’on n’a pas forcément pu passer autant de temps qu’on aurait voulu avec les personnes qu’on voulait contacter. Ce serait dommage de s’en priver. »

Qu’en est-il de l’hébergement?

En Hôtel : 

Les + : Prix préférentiels avec le congrès, proche du lieu du congrès.

Les – :  Les prix des hôtels sont onéreux. Une place de stationnement n’est pas toujours disponible ou est payante. Pour diminuer les frais, les chambres ou lits peuvent être partagés avec un ou plusieurs collègues, ce qui réduit le niveau d’intimité et peut susciter des rapprochements ou des tensions. 

Logement en résidence étudiante : 

Les + : Logement peu cher et situé à proximité, vous y retrouverez certainement d’autres participants du congrès, mais également d’autres étudiant()es extérieurs au congrès (peut-être, est-ce un point négatif?). 

Idéal pour personne très sociale avec un sommeil lourd

Les – :  Le confort y est souvent basique, avec les murs peu épais et donc peu insonorisés dans un lieu plutôt vivant (soirées étudiantes, voisin(e)s qui ronflent ou qui aiment). Notez que les salles de bain sont parfois à partager entre plusieurs chambres, et il n’y a pas forcément de coin cuisine à votre disposition. 

Airbnb : 

Les + : Moins cher que l’hôtel, surtout si vous pouvez partager à plusieurs. C’est un logement à la carte. Effectuez la recherche en fonction de votre budget, du temps et du confort souhaité, de l’emplacement désiré, avec place de stationnement, etc.

C’est selon moi la meilleure option pour un congrès d’une durée de 5 jours et plus, mais également pour les groupes ou pour ceux qui souhaitent prendre quelques jours après le congrès pour visiter.

Les – : Attention, pour une satisfaction optimale, il est nécessaire de s’y prendre à l’avance. Gardez également à l’esprit que l’annonce peut-être plus flatteuse que la réalité. 

L’après-congrès, rester ou rentrer? 

Si cela est possible, prenez quelques jours après le congrès pour visiter la ville, voire le pays où vous vous situez, notamment dans le contexte d’un congrès international. Vous n’aurez peut-être plus l’opportunité d’y retourner, alors pourquoi ne pas en profiter?  

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Émilie Lefol est étudiante au doctorat au département de biologie de la Faculté des sciences. Ses recherches, menées sous la direction, du Pr Dany Garant et du Pre Fanie Pelletier, portent sur l’Hirondelle bicolore. Ses années d’études et d’expériences professionnelles l’ont mené vers l’Europe, l’Afrique, l’Amérique du Nord et l’Antarctique. Lors de ces passages aux quatre coins du globe, elle a pu développer son intérêt de recherche pour la biodiversité et ses implications en écologie évolutive.

Post date: November 01, 2019

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